Lễ tân và Thư ký Thông tin

Nhân viên lễ tân thường làm như sau:

• Trả lời điện thoại và nhận tin nhắn hoặc chuyển tiếp cuộc gọi
• Lên lịch và xác nhận các cuộc hẹn và duy trì lịch
• Chào đón khách hàng, khách hàng và khách truy cập khác
• Làm thủ tục cho khách truy cập và hướng dẫn hoặc hộ tống họ đến điểm đến của họ
• Thông báo cho các nhân viên khác về việc khách đến hoặc hủy chuyến
• Nhập thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu của tổ chức
• Sao chép, lưu trữ và duy trì tài liệu giấy hoặc điện tử
• Xử lý thư đến và đi

Nhân viên lễ tân thường là nhân viên đầu tiên của một tổ chức tiếp xúc với khách hàng hoặc khách hàng. Họ có trách nhiệm tạo ấn tượng tốt đầu tiên về tổ chức.

Trách nhiệm cụ thể của nhân viên lễ tân khác nhau tùy theo nhà tuyển dụng. Ví dụ, nhân viên lễ tân trong bệnh viện và văn phòng bác sĩ có thể thu thập thông tin cá nhân của bệnh nhân và hướng dẫn bệnh nhân đến phòng chờ. Một số xử lý thanh toán hóa đơn và bảo hiểm.

Trong các tập đoàn lớn và văn phòng chính phủ, nhân viên lễ tân có thể có vai trò bảo mật. Ví dụ: họ có thể kiểm soát quyền truy cập vào tổ chức bằng cách cấp thẻ khách truy cập và hộ tống khách truy cập đến điểm đến của họ.

Nhân viên lễ tân sử dụng điện thoại, máy tính và các thiết bị văn phòng khác, chẳng hạn như máy hủy tài liệu và máy in.

Kỹ năng giao tiếp. Nhân viên lễ tân phải nói, viết rõ ràng khi cung cấp thông tin và tương tác với khách hàng.

Kỹ năng máy tính. Nhân viên lễ tân nên thành thạo trong việc sử dụng máy tính.

Kỹ năng phục vụ khách hàng. Nhân viên lễ tân đại diện cho tổ chức, vì vậy họ nên lịch sự, chuyên nghiệp và hữu ích cho khách hàng và công chúng.

Tính toàn vẹn. Nhân viên lễ tân có thể xử lý dữ liệu bí mật, đặc biệt là trong các văn phòng y tế và pháp lý. Họ phải đáng tin cậy và bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng.

Kỹ năng giao tiếp. Nhân viên lễ tân nên thoải mái tương tác với mọi người trong các loại tình huống khác nhau.

Kỹ năng tổ chức. Nhân viên lễ tân nhận tin nhắn, lên lịch hẹn và duy trì hồ sơ nhân viên. Họ cần kỹ năng tổ chức tốt để quản lý các trách nhiệm đa dạng của họ.

• Chăm sóc sức khỏe và trợ giúp xã hội    
• Dịch vụ chuyên môn, khoa học và kỹ thuật    
• Dịch vụ chăm sóc cá nhân    
• Dịch vụ hành chính và hỗ trợ    
• Các tổ chức tôn giáo, tài trợ, dân sự, nghề nghiệp và các tổ chức tương tự